マイナンバーを簡単に説明⑤法人番号とは？企業の対応と準備について

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出典：http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/kouhousiryoshu.html

マインナンバー制度の第5弾です。

今回は法人番号と企業の対策、準備することについて説明していきます。

過去記事については下記参照ください。

『マイナンバーを簡単に説明①概要、何のためか？いつからか？』

『マイナンバーを簡単に説明②個人のメリットは？個人番号カードとは？』

『マイナンバーを簡単に説明③安全性と具体的な手続きについて！』

『マイナンバーを簡単に説明④罰則一覧、企業はどういった時に使うか？』

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法人番号とは？

□平成27年10月より登記を行っている法人に通知される13桁の番号

特徴としては下記のとおりです。

法人番号で何ができるのか？

・法人の名称や所在地の確認が容易になる。

・名称、所在地情報が常に最新であり、取引先情報の更新の効率化。

・複数部署で異なるコードをしようしていれば、取引先情報に法人番号を追加すれば情報の集約や名寄せ作業の効率化が図れる。

対応、準備について

事業者としては、①取得、②保管、③廃棄、④管理の4点での準備が必要となります。

①取得

・まず取得が必要なのは、従業員、従業員の家族、報酬支払先(地代家賃支払先、税理士等)、株主。

・取得必要な先へのマイナンバー制度の周知がまず必要となります。

・特に従業員からの取得がスムーズにできるよう10月以降の申請については、滞りなくしてもらう必要があります。

・その際就業規則の中で採用時の必要書類として個人番号カードを明記し、利用目的も明示しておくと効率的です。

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②保管

・翌年度以降も継続的に雇用契約が認められる場合。

・所管法令によって一定機関保存が義務づけられる場合

上記のように必要がある場合に限り保管し続けることができます。

③廃棄

・作成する必要がなくなった場合。

・保存期間が経過した場合

上記の際には速やかに廃棄、削除する必要があります。

*廃棄を前提として、事業年度毎にファイリングする等保管体制を見直すと効率的です。

④管理

担当者を決める。

取扱担当者を明確にし、他の人がマイナンバーを取扱う事がないようにしましょう。

対策、工夫をする。

対策については、費用がかかるものから余りかからないものまでたくさんあります。

企業規模等に応じて検討してください。以下は例です。参考にしてください。

・マイナンバー専用の部屋をつくる。

・その部屋へ入る人を特定し、パスワード、指紋認証等を活用しセキュリティ強化をｈかる。

・マイナンバー専用の外部と接続できないパソコンを準備する。

・パソコンにのぞき見防止のシールを貼る。

・シュレッダーや鍵付きのキャビネットを準備する。

・外部インターネットと接続したパソコンをしようする場合には、ウイルスソフトの導入、パスワードの設定を行う。

などなどたくさんの対応策が考えられます。

＊注意

マイナンバーについては、マイナンバーと対応する人が羅列した書類の作成は禁止されています。

たとえば、、労働者名簿にマイナンバーを付記するといったことはできないということです。

そしたら一体どうすればいいのか？

一番は作成しないことですが、それも難しいと思いますので、例えば労働者名簿には任意の数字等を付記し、その任意の数字等とマイナンバーが符号するようなペーパーを作成すれば簡単に対策は可能です。

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外注について

・上記のように企業としては、情報漏えいしないために多大な労力がかかります。

・特に中小企業における総務担当者への精神的負担は大きいです。

・そんな企業向けに警備会社よりマイナンバーセキュリティの支援及び外注の提案があっています。

・煩雑さを感じる企業様はそういったサービスの導入も検討されてはどうでしょうか。

・下記にセコムとアルソックの当該サービスのHPを貼付けますので、興味ある方はチェックしてみてください。

セコム

http://www.secomtrust.net/service/mynumber/

アルソック

https://www.alsok.co.jp/company/news/news_release_details.htm?alpc_news.news_detail%5Bid%5D=2746

まとめ

今回は法人番号と企業の対策及び準備について説明しました。

実際俯瞰してみると準備すること自体は以外と少ないです。

まずは、従業員等取得が必要な方に周知すること、従業員規則を変更しスムーズに取得できるように体制を整えておくこと。

そして、どういった形で廃棄し保管していくのか、担当者を任命することです。

もし費用面で余裕があれば外注も選択肢の一つです。

最後までお読みいただきありがとうございました。

＊マイナンバーについては他にも記事があるので興味ある方は参考にしてください。

『マイナンバーを簡単に説明⑥医療機関における対応part1』

『マイナンバーを簡単に説明⑦医療機関における対応part2』

『マイナンバーを簡単に説明➇まとめ(デメリット、問題点等)』

『マイナンバーを簡単に説明➈番外編！副業はバレるのか？』

 

 

 

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